Infografis
Suara.com - Perusahaan-perusahaan harus mulai menggunaan teknologi digital untuk mempercepat operasional sehari-hari. Salah satunya, proses reimbursement yang ternyata bisa diproses melalui teknologi digital.
Reimbursement adalah pengembalian dana pribadi yang telah dikeluarkan karyawan untuk menalangi keperluan kantor atau kerja, seperti biaya taksi online saat pergi ke pertemuan bisnis. Setelah pengeluaran dilakukan, karyawan biasanya akan mengajukan reimbursement dengan menyerahkan bukti pembayaran ke perusahaan.
Chief Business Officer Mekari, Jansen Jumino mengatakan, ada beban administratif dan keuangan yang ditanggung perusahaan untuk memproses dan mengeluarkan reimbursement.
"Di sisi karyawan, reimbursement juga tidak bisa dianggap remeh karena kemudahan mengurus hal tersebut berpengaruh pada kepuasan mereka terhadap sistem internal perusahaan. Sebab itu, perusahaan perlu menerapkan sistem dan proses reimbursement yang efisien demi kelancaran administratif dan operasional," ujarnya seperti dikutip, Selasa (5/3/2024).
Jansen menuturkan melanjutkan bahwa tren terkait pola reimbursement karyawan memberi pandangan menarik bagi perusahaan mengenai cara mengatur reimbursement dengan baik.
"Data dari Mekari Expense selama semester II tahun lalu menunjukkan bahwa perusahaan segala ukuran disibukkan oleh reimbursement. Bahkan, kategori UMKM secara keseluruhan memproses lebih dari ribuan transaksi perbulan, sebuah volume yang menyerupai kategori perusahaan besar dan enterprise," jelas dia.
Menurut Jansen, pengeluaran untuk transportasi menjadi kategori reimbursement yang paling sering diajukan, mengingat tingginya mobilitas kerja di era hybrid work.
Hingga 30% dari jenis reimbursement menutupi pengeluaran kendaraan, bensin, parkir, dan service. Kategori kedua terbesar adalah peralatan dan pengiriman (15%), seperti alat tulis kantor (ATK) dan kurir, diikuti oleh akomodasi, seperti sewa hotel saat perjalanan dinas.
"Adanya sub-kategori pengeluaran mengharuskan perusahaan untuk memiliki sistem reimbursement yang bisa menangani kompleksitas tersebut. Sebagai contoh, perjalanan dinas harus tercatat dan terhitung dengan akurat karena terdiri dari banyak komponen pengeluaran, seperti per diem, transportasi, dan akomodasi," imbuh dia.
Jansen menuturkan, semakin lancar perusahaan memproses pengajuan reimbursement, semakin cepat pula mereka mengembalikan uang ke karyawan. Data menunjukkan bahwa 42% perusahaan membutuhkan hingga 7 hari untuk memproses reimbursement, sedangkan yang lain membutuhkan 8-14 hari (37%) dan 15-21 hari (21%).
Untuk jadwal, sebanyak 38% perusahaan membayar reimbursement sekali sebulan, umumnya bersama dengan gaji. Selain itu, sebanyak 25% perusahaan membayar secara mingguan dan 34% membayar secara harian.
